Din første ansatt – dette bør du tenke på før du ansetter noen

Å gå fra null til én eller flere ansatte er et stort steg for små bedrifter. Forhåpentligvis resulterer det i vekst, økt kapasitet, og hyggelige lunsjer – men det er også forbundet med risiko og mange spørsmål. Når er tiden inne? Hva koster det? Hva har det å si for regnskapet? Her går vi gjennom dette og andre vanlige spørsmål rundt ansettelser.

Når bør man ansette noen?

Mange som driver eget foretak er vant til å jobbe mye. Det er nærmest forventet, og noen trives godt med det. En for stor arbeidsbelastning er imidlertid ikke bærekraftig i lengden. Nøyaktig hva som er for mye, og når det er naturlig å få på plass noen å dele børen med vil selvsagt variere. Det viktigste er å ikke vente for lenge med å ta tak hvis arbeidsmengden blir for stor. 

I tillegg til at det kan bli mye jobb å ta hånd om alene, er det også sårbart å drive for seg selv. Skulle du være så uheldig å bli syk eller skadet, er det ingen der til å følge opp kunder, produksjon, butikken, eller hva du enn måtte drive med. 

Om man kun er én person begrenser det også mulighetene for å videre vekst. Kanskje er det potensiale for å utvide driften, men kapasiteten mangler. Dette er ofte en utløsende faktor når gründere velger å gå fra å være én til å bli flere. 

Velg riktig stillingsprosent og stillingstype

Selv om man har bestemt seg for å ansette noen, så er det ikke sikkert at en fast heltidsstilling er det riktige. Kanskje holder det med noen timer i uka, eller kanskje er behovet størst i en begrenset periode. 

Forsøk etter beste evne å kartlegge behovet. En arbeidstaker er en stor investering, ikke bare i lønnskostnader. Rekruttering og opplæring, møbler og utstyr krever også tid og penger. Å treffe riktig med rollens innhold og omfang er med andre ord viktig for at en ansettelse skal bli verdifull for bedriften, men også for at jobben og prosessen oppleves som positiv av den nyansatte. 

Hvis du bestemmer deg for å ansette noen midlertidig må du være klar over at det finnes en del regler for denne typen ansettelser. Hovedregelen er nemlig at arbeidstakere skal få faste stillinger. Samtidig kan det være grunnlag for midlertidig ansettelse, for eksempel på grunn av sesongsvingninger eller perioder med økt arbeidsmengde.

Skulle du undervurdere behovet, og ansette noen på deltid som ender med å arbeide mer enn avtalt så kan også det ha konsekvenser. Deltidsansatte som jevnlig arbeider overtid har nemlig rett til en stillingsprosent som tilsvarer sin faktiske arbeidstid.

Hvem kan du ansette?

Når du har funnet ut hvor mye hjelp du trenger, melder det seg et nytt spørsmål: hvem skal det være? Ofte snakker man om hva slags profil man er ute etter. Det kan være noen med en bakgrunn som ligner din egen, en nyutdannet, eller noen mer erfarne. 

Kanskje har du allerede noen i tankene, en bekjent eller muligens en ektefelle. Hvis du har et AS kan du til og med ansette deg selv, men det hjelper jo lite på arbeidsmengden. 

I et enkeltpersonforetak kan du også ha ansatte, men ikke deg selv og ikke ektefellen din. 

Arbeidsgivere i privat sektor er ikke underlagt noen krav til hvem de får ansette, det er opp til en selv. Det finnes likevel grenser for hva som kan vektlegges og innhentes av informasjon i forbindelse med ansettelsen. 

Du kan for eksempel ikke spørre om politiske syn, alder eller graviditet, og slike ting kan heller ikke vektlegges i ansettelsesprosessen. Dette er en del av diskrimineringsbestemmelsene i arbeidsmiljøloven som gjelder for hele arbeidsforholdet, fra utformingen av stillingsutlysningen, via ansettelse og lønn helt til opphør av stillingen. 

Hvordan ansetter man noen?

Arbeidsoppgaver, stillingsprosent og ønskede kvalifikasjoner er på plass. Det eneste som mangler er den nyansatte. Her gjelder det å nå ut til potensielle kandidater, og å fremstå som en attraktiv arbeidsgiver. 

Det er mange som trenger folk, og i mange bransjer og områder er det tøff kamp om de riktige arbeidstakerne. En gjennomarbeidet stillingsutlysning, ryddige nettsider og ikke minst et godt rykte vil bidra til at du stiller sterkere i konkurransen med andre arbeidsgivere. 

Vurder også andre kanaler enn de typiske markedsplassene for stillingsannonser. Kanskje er det sosiale medier, et fagblad, eller en prat med en bekjent som blir utløsende for at den rette søknaden kommer inn. Du kan også få hjelp av et rekrutteringsbyrå hvis rollen er vanskelig å fylle eller hvis du ikke har tid til å gjøre hele jobben selv.

Selve ansettelsesprosessen, med intervjuer, arbeidsprøver og referanser, kan gjøres så enkel eller omfattende som du bare vil. Her vil stilling og bransje ha mye å si for hva som er vanlig og nødvendig. I tillegg til å forsikre deg om at kandidaten har ønsket kompetanse bør du også tenke på persontype og hvordan dere vil fungere sammen. I en liten bedrift jobber man tett, og dere vil tilbringe mye tid sammen, så det er viktig at kjemien er god. 

Til slutt må signaturen på plass. Det skal alltid lages en tydelig arbeidsavtale, dette er arbeidsgivers ansvar. (Vi kommer tilbake til flere av arbeidsgivers plikter senere i innlegget.) 

Avtalen skal dekke alt som er viktig i arbeidsforholdet, som arbeidstid, lønn, ferie og oppsigelse. 

Bruk gjerne Arbeidstilsynets mal for en standard arbeidsavtale som dekker kravene i regelverket.

Hvordan fungerer lønn?

Med ansatte kommer lønn. Og lønnsregnskap, skattetrekk, feriepenger, pensjon, arbeidsgiveravgift og en rekke plikter og oppgaver som kanskje ikke var helt det du hadde i tankene da du ville ansette noen for å få bedre tid og frigjøre kapasitet.

Med gode systemer er det likevel fullt mulig å få til dette selv uten at det stjeler for mye tid. Mange velger likevel å lene seg på en regnskapsfører når de får ansatte. Da kan de få hjelp til hele eller deler av jobben, og kan for eksempel sette ut selve lønnskjøringen. 

Det finnes ulike former for lønn. Vanligvis blir den ansatte lønnet etter tid eller etter resultater. En kombinasjon er også mulig. Herunder finnes det også flere varianter, blant annet akkordlønn og provisjon.

Hva lønnen skal være, avtales mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, og skal fremkomme av arbeidsavtalen sammen med tidspunkt for utbetaling. Det finnes ingen generell minstelønn i Norge, men det er innført i enkelte bransjer.

Plikter og ansvar som arbeidsgiver

Det følger mange plikter og krav med det å være arbeidsgiver. Du har ansvar for alt fra å sjekke at den ansatte har arbeidstillatelse til å sikre at arbeidsmiljøet er forsvarlig.

For arbeidsgivere omtales de viktigste pliktene i arbeidsmiljøloven, folketrygdloven, lov om obligatorisk tjenestepensjon og ferieloven. Det kan virke overveldende, men det meste handler om å sikre rettferdige og trygge forhold for både arbeidstaker og arbeidsgiver. 

Hvis du vil ha hjelp for å sikre at plikter og betingelser blir ivaretatt, så tilbyr også mange regnskapsførere tjenester innen HR og personalarbeid. 

denne teksten er opprinnelig utgitt av Tripletex.